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楽²ライブラリシリーズ
小田急電鉄株式会社様

～ファイリング・ソリューション～
ISMSの確実な運用にむけてドキュメントファイリングソフトウェア 「楽²ライブラリ」を導入、
所属員が率先して利用できる環境がポイント。

小田急電鉄株式会社様では、グループ会社を含めて全社サーバーの運用・管理を効率的に行うため小田急ICTセンターを設立した。重責を担うこととなった同センターでは情報セキュリティマネジメントの向上を目的として、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を導入し、ISO27001の認証を取得した。このISMSの有効性を担保するためPFUのドキュメントファイリングソフトウェアの「楽²ライブラリ Document Manager」を導入し、ドキュメント管理の強化とISMSの継続的な運用に効果を発揮している

沿線エリアのお客様の「安心・便利・快適」なくらしの実現に貢献

日本最大のターミナル駅である新宿駅を起点に、小田原や江ノ島に鉄道ネットワークを形成する小田急電鉄株式会社様（以下、小田急）は1923年に設立され、新宿、箱根、小田原、江ノ島、世田谷、多摩などを主な事業エリアとして「安心・便利・快適」を基本としてお客様にサービスを提供してきた。各エリアをカバーする鉄道は総延長距離120.5Kmで1日約200万人乗降客の利用がある。また、ロマンスカーの展望席や供食サービスに代表される旅の楽しさの演出は車両の特長と共に小田急の企業イメージとして高い認知度を誇っている。
小田急では、小田急百貨店、箱根登山鉄道、江ノ島電鉄やハイアットリージェンシー東京を運営するホテル小田急に代表される100社を超えるグループ会社を展開している。グループのビジョンとしては「ドアツードア」「ライフスタイル」「リビングスペース」の3つの事業ドメインを設定し、沿線エリアの価値と利便性の向上を図ると共に、百貨店、小売業などの流通や不動産をはじめとする各種事業を沿線に展開し、お客様への「かけがえのない時間」と「ゆたかなくらし」の実現に向けてグループ各社が一体となって取り組んでいる。

グループ全社のサーバーの運用管理の重責を担うため
ISO27001の取得で情報セキュリティの向上に着手

2007年に設立された小田急ICTセンターは「全社的にシステム規模が大きくなり、さらにメインフレームからオープン化の変化の中で、情報システムの運営管理の見直しが必要になりました。また新宿の本社内でサーバーの管理を行うことにも耐震、防災上の問題が生じていました」と江川 一己氏は設立経緯を語る。

「IT推進部は従来、電鉄内のシステム管理部門でしたが、グループ全体でのIT管理業務の効率化を目的として、グループ各社が持っているシステムも一元管理する方針となりました。グループ各社におけるシステム運用管理の軽減とグループ全体でのセキュリティ向上を狙いとしてデータセンターの設立に至りました」と山田 英穂氏は同センターの目的を語った。

グループ全体のサーバーを管理するという、重責を担う立場となったことで情報セキュリティの観点から高い基準を満たす必要を感じ、ISMSの国際規格であるISO27001の認証を取得することとした。2008年の3月にプロジェクトチームを発足させ、ドキュメント管理の整備を行い2009年の3月に認証を取得した。運用段階では「定めた規則に準じて運用を行うことが認証を継続する上で大前提となるため、その規則及び管理運用プロセスを所属員へ周知、徹底させる必要がありました」(山田氏)、また「それまで規則の原本はすべて紙で保管し、ワードで作った文書をファイルサーバーに格納して所属員の閲覧用として公開していたが、版数管理などのドキュメント管理に問題がありました」と松田 洋平氏は続けた。

ISMSの確実な運用には、所属員が率先して利用できる
文書管理システムが必要

そこで運用をシステム化し管理、閲覧も一元化出来る文書管理を検討していた。
結果「楽²ライブラリ Document Manager」を導入したが、「機能と価格のバランスと、PC上でドキュメントを見ているような使い勝手がわかり易かったことが決め手になりました。ISMSを理解してもらうためには所属員が率先して見る環境が必要だと感じていました。」と江川氏は選択ポイントを語った。2009年秋に導入し、2010年3月の継続審査に向けてISMS関連文書はすべて本システムに移行した。
「センター内はサーバー1台にクライアントは約20台で登録、閲覧できるシステム環境にあり、ISMSワーキンググループの5名にISMSの文章を取り出したり加工したりする権限を与え、その他のメンバーは閲覧のみとしてアクセス制御を実施しています」（松田氏）とのことで、文書の電子化を進めている。

「紙文書、ワード文書の他にワークフローシステムで承認、出力されたPDF文書など1000文書以上を登録しています。ISMS運用に関するものは文書管理システムで保存することを基本としており、ワークフローの承認証跡は毎月100件以上登録しています」（松田氏）。楽²ライブラリ Document Manager内ではISMS用と日常業務用の2つの書庫に区分し、さらにそれぞれ約50のバインダに分けて保管されているが「バインダの整理方法に関しては試行錯誤を繰り返し段階的に見直したいと考えています」と松田氏は利用状況を説明した。ファイリング形式は簡単に登録出来るファイリングバインダ方式を採用し、紙のバインダと同じように登録・管理されている。また、目次とバインダの名前の付け方を工夫して検索しやすいよう使い易さに努め、「システム化したことで審査のときは書類閲覧がスムーズで効果を上げています」（江川氏）とのことである。ISMSの文書管理で紙文書の電子化が開始されたが、山田氏は「今回の取組みを他の部門やグループ各社などに業務改善の提案をするためのモデルケースとしていきたい」と力強く語った。

企業概要